|
Communicatie & Samenwerking
Communicatie En samenwerking vormen de bloedsomloop van iedere organisatie. Dé kernfunctie om tot effectiviteit en kwaliteit te kúnnen komen.
De meeste fouten en misverstanden ontstaan niet door te weinig communicatie, maar doordat er ongericht, onvolledig en onduidelijk gecommuniceerd is. Bijna nooit uit onwil, eerder door een tekort aan richting, focus en communicatie-vaardigheden.
Er valt veel te winnen met het integraal managen van de communicatiefunctie en door mensen te leren hoe ze effectiever kunnen zijn in communiceren en samenwerken.
Communicatie is voor organisaties, ongeacht aard of omvang, een kernfunctie.
Intern om informatie over te dragen, sturing te geven, onderling af te stemmen en samen te werken, elkaar feedback te geven en te evalueren en leren.
Extern om de producten en diensten over het voetlicht te brengen en interactie tussen medewerkers en klanten/doelgroepen mogelijk te maken.
Communiceren lijkt eenvoudig, maar de praktijk laat anders zien: veel fouten, misverstanden en frustratie ontstaan omdat slecht gecommuniceerd wordt. Niet zelden wordt dit tot een patroon, dat de kwaliteit en effectiviteit structureel aantast en dus (veel) geld kost.
Effectief communiceren vraagt veel van organisatie én medewerkers: d.i.v.a.a.
- Draagvlak voor de kernideologie, kernopdracht en kernwaarden van de organisatie;
- Inzicht in het belang van en de werking van communicatie;
- Vaardigheden bij alle medewerkers m.b.t. de wijze van communiceren en het effect.
- Afstemming op de (verschillende) drijfveren van medewerkers en klanten;
- Afspraken over Wat, door Wie, Wanneer en Hoe gecommuniceerd wordt;
Effectieve communicatie vraagt een integrale aanpak, waarbij alle communicatievormen en -uitingen geworteld zijn in de identiteit van de organisatie, onderling samenhang hebben en afstemd zijn op mensen/doelgroepen.
Effectief communiceren is te organiseren en te leren. Responsable helpt organisaties integraal en optimaal gebruik te maken van communicatie en daardoor betere verbindingen tot stand te brengen.
Bijzonder aan onze werkwijze is dat we inzicht geven in de drijfveren van de organisatie, afdelingen, teams, medewerkers, klanten en andere doelgroepen. Dat legt een fundament voor sterkere relaties en betere communicatie.
Duidelijke, eenduidige communicatie maakt een organisatie betrouwbaar en geloofwaardig en vergroot de effectiviteit en resultaten.
We leggen hieronder uit hoe dit werkt en wat wij voor u kunnen betekenen.
|
|
| |
 |
|
|
|
 ====== laag 2 ======
Communicatie is een kernfunctie
Communicatie is het voertuig waarmee bedoelingen en betekenissen worden overgebracht. Dagelijks krijgen we een overdaad aan communicatie toegediend. Veel ervan is ongericht en ongewenst. Het dwingt tot selecteren, simplificeren en negeren.
Wat het extra ingewikkeld maakt, is dat de drijfveren en percepties van mensen verschillen. Uw boodschap kan zomaar verkeerd begrepen worden, uw opdracht anders worden uitgelegd zonder dat iemand zich hiervan bewust is.
De meeste fouten en misverstanden ontstaan dan ook niet door te weinig communicatie, maar doordat er ongericht, onvolledig en onduidelijk gecommuniceerd wordt. Dit wordt vaak niet onderkend, krijgt een patroonmatig en zelfbevestigend karakter en leidt weer tot nieuwe misverstanden, fouten, frustratie en demotivatie.
Herkent u deze, meestal hardnekkige, neerwaartse spiraal?
Wat doet u om dit soort misverstanden en fouten voor te zijn?
Deze negatieve spiraal is te voorkomen en keren door het goed 'managen' van informatie en communicatie en ervoor te zorgen dat managers en medewerkers meer inzicht krijgen in de werking van communicatie en meer vaardigheid in de effectieve toepassing.
Ook dit is een werkgebied van Responsable Communicatie. Het zal u niet verbazen dat wij communicatie graag zien in het licht van het eerder beschreven werkgebied: de identiteit van de organisatie.
We leren uw organisatie, teams, medewerkers effectiever te communiceren, goede afspraken te maken, elkaar beter te begrijpen, onderlinge verschillen te benutten, spanningen uit te spreken en fouten goed op te lossen.
Als dat intern goed werkt, wordt dat door klanten absoluut opgemerkt en beloond. De effectiviteit van werkprocessen, het werkklimaat en de reputatie van uw organisatie zullen verbeteren. Het wordt bovendien makkelijker om mee te bewegen met telkens veranderende, complexe omstandigheden.
|
|
|
|
|
|
| Samenhang en Afstemming |
Of het nu de natuur, het menselijk lichaam of onze samenleving betreft; telkens zien we weer dat sleutelen aan het ene onderdeel niet-bedoelde effecten geeft bij een ander onderdeel. De samenhang, het verband was even niet gezien en begrepen. De oplossing was niet juist 'afgestemd'.
In organisaties is dit vaak niet anders. Veel problemen blijven bestaan omdat de onderliggende samenhang van oorzaken niet gezien en (h)erkend wordt.
Hoe kan een bedrijf extern geloofwaardig zijn als er intern weinig richting en bezieling is?
Waarom zou men geloven dat uw diensten prima verzorgd zijn als u niet zorgzaam met het milieu of uw personeel omgaat?
Kun je van medewerkers verwachten dat ze respectvol en open met elkaar communiceren als ze dit niet krijgen 'voorgeleefd' door het management?
Gaat ú graag een relatie aan met een bedrijf van slechte reputatie?
Veranderingen lukken vaak niet, communicatie komt niet over en 'binnen' omdat samenhang niet benut is of zuivere afstemming heeft ontbroken. Responsable helpt organisaties met een integrale aanpak van communicatie, met het versterken van samenhang, afstemming en congruentie van interne en externe stromen en uitingen.
Het doel is mensen bereiken, raken, bewegen en bezielen. Dit maakt dat ze - medewerkers, klanten, leveranciers, 'stakeholders' - in hun kern bereikt worden, hun vertrouwen geven en zich aan de organisatie willen (ver)binden.
|
|
|
|
|
|
| Effectief communiceren |
De bovenstaande hoofdstukken maken voor u hopelijk helderder waarom communicatie vaak niet werkt. Vragen die voor iedere manager gelden, zijn:
Wat staat binnen uw organisatie de effectiviteit van communiceren in de weg?
Geeft u voldoende sturing aan de huidige ‘cultuur’ van communiceren?
Wordt er in uw organisatie geleerd’ van misverstanden en fouten?
Onze ervaring is, dat communicatie en samenwerking heel veel beter werken als (het management van) een organisatie de volgende zes stappen zet:
- Verwerf een goed inzicht in het belang en de werking van communicatie;
- Claim als directie/topmanagement de (eind)verantwoordelijkheid voor communicatie, geef het een hoge beleidsprioriteit en manage het als zodanig. Ontwikkel een integrale aanpak voor de communicatiefunctie. Een goede organisatie van de communicatie (structuur, middelen, afspraken, toetsing, vaardigheden) zorgt voor meer samenhang en congruentie en dit is het halve werk.
- Gebruik communicatie bewust en planmatig ter verankering van de identiteit van de organisatie (visie, missie, waarden) en zorg dat het management dit bewaakt en levend houdt;
- Benut de inzichten van Management Drives / Spiral Dynamics voor optimale afstemming op de drijfveren van afdelingen, teams en medewerkers;
- Zorg dat managers vaardig zijn in de toepassen en uitdragen van de hierboven genoemde keuzes en inzichten en voorbeeldgedrag laten zien t.a.v. de wijze waarop de organisatie wil communiceren.
- Breng medewerkers de attitude en vaardigheden bij om gericht, duidelijk en congruent te communiceren Dit betekent:
- luisteren en je op elkaar afstemmen,
- respecteren en benutten van onderling verschillende drijfveren,
- meer aandacht voor de intrinsieke betekenis van zaken,
- toetsen of er communicatie (begrip) tot stand komt,
- elkaar aanspreken op misverstanden en fouten en
- de effectiviteit van communicatie met elkaar evalueren en hiervan leren.
Welke van de bovenstaande stappen 1 t/m 6 heeft uw organisatie al gezet?
Waar kunt u aangrijpen om tot effectievere communicatie te komen?
Een goede cultuur van communiceren en samenwerken heeft direct z’n weerslag op betrokkenheid, effectiviteit en werkplezier van medewerkers. En dat werkt weer door op de geloofwaardigheid en reputatie van de organisatie en de trouw en binding van klanten/relaties.
Responsable adviseert, begeleidt, coacht en traint om integrale en effectieve (interne en externe) communicatie van organisaties te faciliteren
|
|
|
|
|
|
| Werkwijze en instrumenten |
Na lezing van het bovenstaande zult u zich globaal kunnen voorstellen hoe wij bedrijven en instellingen helpen bij het realiseren van effectieve communicatie en samenwerking. Dit is altijd maatwerk en afhankelijk van de omvang van de organisatie, specifieke wensen en waar de betreffende organisatie nu staat.
Per project bepalen we samen met de klant wat de beste route is, meestal een gefaseerde traject, waarbij per fase de doelen en kosten worden bepaald.
Uiteraard kunnen we u ook helpen met concrete vragen en problemen die binnen uw organisatie spelen. Bij downloads kun u een folder ophalen met 100 mogelijke probleemstellingen, vragen en verzuchtingen waarmee u bij ons terecht kunt.
Onder producten en diensten vindt u meer informatie over onze werkwijze, de gehanteerde instrumenten en ons aanbod aan advies, begeleiding, coaching en training. Uw vragen zijn welkom.
NB: Met KernCoaching / KernAdvies biedt we (ook kleinere) organisaties de mogelijkheid om optimaal effect uit hun identiteit en de communicatie en marketing te halen. Wij bieden o.a. een abonnementsvorm tegen een aantrekkelijk tarief. Kijk bij: KernCoaching/KernAdvies
|
|
|
|
|
|
|
